INTEGRAAL GEBALANCEERD INFORMATIE & COMMUNICATIE – MODEL

Dit model voor de informatievoorziening binnen organisaties, is ontstaan vanuit een empirische benadering van de communicatie- en informatie problemen die binnen afdelingen of projectteams ontstonden.
Ook is er gekeken naar de informatievraagstukken en -behoeften. Dit vormt een belangrijk blok in het model.

Het IGIC model is zo simpel mogelijk gehouden om voor iedereen visueel zichtbaar te maken wat nodig is om uiteindelijk te komen tot een goede informatievoorziening.
Een goede informatievoorziening heeft een solide basis nodig en committent van de mensen die ermee moeten werken.
Het model geeft informatiemanagers de kans om echt in gesprek te komen met de “business” hierdoor kan de organisatie geoptimaliseerd en verbeterd kan worden.

Het is vaak moeilijk om als informatiemanager aan te kloppen bij bedrijven met complexe modellen, praatjes en processen.

Voor een bedrijf is de focus voornamelijk de core-business. Datgene waaraan het bedrijf zijn bestaansrecht ontleent en waar men ook goed in is.
De complexe modellen en processen die de informatie en communicatie verbeteren is de taak van andere professionals, zoals de informatiemanagers, echter moet men de informatiemanagers wel een kans geven. Dit is heel moeilijk als men elkaar niet “begrijpt”.

Iedereen binnen een organisatie zal een informatiebehoefte hebben en moet hierover meedenken. Daarnaast heeft iedereen in de organisatie ook grote voordelen bij een goede informatievoorziening. Op elke laag in een bedrijf kunnen mensen dit model (grotendeels) zelf invullen. Als men er zelf over nadenkt creëer je een stukje committent. Het is de taak van een informatieprofessional om alles te inventariseren en (eventueel) processen hierop af te stemmen.

Uitleg IGIC model

Wat zijn de informatiebehoeften vanuit de ‘business’? Hoe wil men deze behoefte, met welke middelen, en in welk tijdsbestek, op een juiste manier communiceren?
Door dit model te gebruiken ontstaan dus de vragen die nodig zijn om de informatievoorziening, samen met professionals, te organiseren binnen de organisatie.

Het model dient altijd in evenwicht te zijn en staat daarvoor op een ‘punt’. Hierdoor wordt duidelijk dat elk  ‘vak’ voldoende afstemming moet hebben wil het model niet ‘omvallen’.  De vakken zijn met elkaar verbonden. Voor een juiste informatievoorziening dient elk vak met alle naastliggende vakken afgestemd te worden. Een bijkomend voordeel van dit model is, dat dit model naadloos in een project- of ketensamenwerking kan aansluiten. Hierdoor zullen vanzelf ook de vragen vanuit de project –of ketensamenwerking beantwoord  worden. Hier kom ik later op terug bij de beschrijving  van het uitgebreidere IGIC-S model.

Het model gaat niet specifiek in op de vraag wie, dus welk niveau, verantwoordelijk is voor informatievoorzieningsvraagstukken, dat doet het 9-vlaksmodel op basis van de lagen : strategie, tactisch en uitvoerend.

Het model geeft wel duidelijk aan dat er een centrale spil moet zijn die het geheel (model) in balans houdt en kan afstemmen. Dat zijn de informatieprofessionals (functioneel beheerders, informatiemanagers, etc.)

Het IGIC model kan op elk niveau vragen blootleggen over de invulling van de informatievoorziening en is daarom een raamwerk voor iedereen binnen de organisatie.

Nog een voordeel van dit model is dat je het kunt toepassen op individuele afdelingen maar ook kunt integreren in het IGIC-S (samenwerking) model. Waardoor de afstemming van de informatievoorziening bij samenwerkingen duidelijk worden.

Informatie Governance

Informatiemanagement moet een integraal onderdeel zijn van het management van de organisatie.
Het is van essentieel belang dat informatiemanagement een serieuze plek krijgt in de organisatie die het verdient. Immers elke organisatie is afhankelijk informatie!
Als we het 9-vlaksmodel bekijken zijn we van mening dat de relatie tussen de business en informatie veel intenser is dan die tussen informatie en ICT.

Beschrijving model

Business
Dit is de kern van de organisatie. Hierin zit datgene waaraan het bedrijf zijn bestaansrecht ontleent. Voor het in evenwicht zijn van het IGIC model is het belangrijk dat processen- en verantwoordingen vanuit de “business” inzichtelijk en geoptimaliseerd zijn.
Informatie
De behoefte aan informatie wordt in dit blok herkend. Datgene wat belangrijk is voor het functioneren van de business/organisatie wordt hier in kaart gebracht (informatie analyse). Je kunt dit deel beschouwen als een belangrijk onderdeel van “informatiemanagement”. Informatie moet correct en actueel zijn.
Informatie moet aan verschillende criteria voldoen
1. Accuraat → informatie moet correct zijn
2. Compleet → informatie moet compleet zijn
3. Relevant → alle informatie moet relevant zijn voor de specifieke doelgroep
4. Consistent → herleidbaar
5. Betrouwbaar → de informatie moet betrouwbaar zijn
6. Up-to-date → informatie moet actueel zijn
7. Bereikbaar → informatie moet beschikbaar zijn

Technologie
Technologische oplossingen voor de informatiebehoefte van de “business” worden hier ontwikkeld of ingevoerd.
Dit blok kan ook door externen ingevuld zijn ; outsourcen van deze kennis
Wanneer technologie niet noodzakelijk is kan dit blok ingericht worden als blok met “richtlijnen”. Hieronder vallen oa. werkproces beschrijvingen, instructies, handleidingen, etc.
Communicatie
Hier zullen vragen beantwoord moeten worden, zoals : wie moet welke informatie, wanneer en hoe ontvangen.

Dit model roept de onderstaande vragen op :
Welke informatie is er beschikbaar en wat is de informatiebehoefte vanuit de business, waarbij men moet afstemmen welke technologische oplossingen mogelijk zijn en op welke wijze en in welk tijdvak men de informatie kan of moet communiceren.